お悩み別-退職強制にならないように退職勧奨

やや耳慣れない言葉かもしれませんが、退職勧奨という言葉があります。通常、勤務態度や業務能力の問題から、会社を辞めてもらいたいという従業員がいる場合、いきなり解雇をすることは、会社としてリスクが伴います。そこで、自主的に退職をしてくれないかと、会社から当該従業員に対して、事前に促すのが通常です。これが、退職勧奨です。

退職勧奨は、適切に手続を進めることができれば、双方にとって利益があり、円満に契約を終了することができるというメリットがあります。しかし、対応を誤ると、違法な退職強制になりかねず、労働紛争に発展しかねません。そこで、退職勧奨を行うにあたっての注意点や弁護士が対応できることをご紹介致します。

 

〈事前に検討しておくこと〉

1 退職勧奨のスケジュール

従業員が、一度で説得に応じた場合には問題がないのですが、会社を退職することになりますので、当然、従業員が納得しない場合もあります。その場合、いつまでも退職勧奨を行うわけにはいかないため(それ自体、問題になる可能性がありますし、場合によっては解雇を検討することになります)、退職勧奨を何回程度行うのか、またその期間はどのくらい空けるのか、などを事前に決めておく必要があります。

 

2 こちらの主張を組み立てる

理由も言わずに、従業員に退職を促すわけにはいきません。こういった理由で退職してもらいたいと考えている説明を、当該従業員の性格や物言いなども踏まえてあらかじめ考えておきます。

 

3 反論されそうなポイント、不利な点を潰しておく

従業員からは質問が出ることや、食い下がられることが予想されますが、面談のその場で考えていては、回答の整合性がとれないこともありますし、持ち帰りで検討すればそれだけ時間もかかります。そのため、2の主張を組み立てる際、会社にとって不利であると思われる内容については、事前に再反論を用意しておき、なるべく、その場で、従業員からの反論に対処できるようにしておく必要があります。想定される質問については、想定問答集を作成しておくと、交渉の際に手間取らずに済むでしょう。

 

4 書面等の準備

面談の際、どういった話が出るかわかりませんし、後から、言った・言わないの問題になることを回避し、こちらの対応が違法である等の主張を防ぐために、録音の準備をしましょう。

また、従業員が退職に応じた場合、翻意する前に書類を取り付け、意思を明確にした方がいいので、退職届及び退職届受理通知書の書式も、面談時までに用意しておきましょう。

 

〈面談時の注意点〉

威圧によって意に反する同意を強いられたといわれないように面談場所は会議室などある程度開放的な場所を選ぶほうが良いでしょう。また、密室のような状況になるのを防ぐためには複数の管理職を同席させるなど1:1にならない工夫が望ましいと思います。また、面談時間は長時間に及ばないようにし、休憩時間やお手洗いに行く時間等も確保するようにしましょう。

面談中は、前述のように、録音機器やメモを残し、なるべく面談内容が正確に残せるようにしましょう。

 

〈退職勧奨について弁護士ができること〉

退職勧奨に当たり、どういった資料を用意し、どういった段取りで交渉を進めるのか、という点は事前に決める必要があります。その際、弁護士にご相談いただければ、裁判例を踏まえ、どういった資料を用意すればよいか、また、どういった書面を作成すればよいか、といったご助言をさせていただきます。案件によっては、必要な書面の書式を事前に準備することも可能です。

また、従業員の反発が強いなど会社側だけでは対応が難しい場合には、弁護士が立ち会い、必要に応じて、フォローをする、反論を加える等の対応が可能です。

 

〈ご依頼のメリット〉

これまでに述べてきたように、退職勧奨をするにあたっては、面談当日のみならず、事前の準備や事後的なフォローが重要となります。企業の問題は、金銭的な問題や、他の従業員への影響という面から、紛争になってからでは遅いということが沢山あるからです。

弁護士にご依頼いただければ、紛争にならないように、書類・証拠確保のためのフォロー、実際の交渉等、様々な対応をすることが可能です。従業員の退職についてご検討の場合は、実際にアクションを起こす前に、ぜひ一度弁護士にご相談ください。

 

 

 

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